自去年5月份,我正式接手集團(tuán)印鑒管理相關(guān)工作至今，同事們見(jiàn)到我的第一句話往往是：“小姜，今天公章在么，要不要出差啊”，隨著業(yè)務(wù)能力不斷提升，在印章管理過(guò)程中也產(chǎn)生了很多想法。下面就辦公室蓋章資料管理事宜談?wù)勏敕ā?/span>

　　一、當(dāng)前辦公室蓋章資料管理存在的問(wèn)題。

　　一是歸檔資料的復(fù)雜性。根據(jù)2019年的蓋章統(tǒng)計(jì)，平均每天需要蓋章的資料大概12.2份，每天蓋章資料最多時(shí)可達(dá)30份，資料種類主要有施工項(xiàng)目資料、人力資源材料、法務(wù)資料等，這些資料會(huì)無(wú)差別按照編號(hào)混合在一起全部移交檔案室進(jìn)行存檔，檔案室在存檔過(guò)程中也不會(huì)將重要的蓋章資料篩選出來(lái)保存，無(wú)法將蓋章資料按照保存時(shí)間長(zhǎng)短、所屬類別等方式進(jìn)行歸檔。

　　二是歸檔資料的重復(fù)性。根據(jù)要求，所有的日常蓋章資料必須留有復(fù)印件或原件，必須掃描原件并按照編號(hào)歸檔至電腦中，合同必須保留一份原件并掃描至電腦中保存，這樣就會(huì)導(dǎo)致辦公室紙質(zhì)版存檔資料與各部門(mén)、所屬單位存檔資料出現(xiàn)重復(fù)，間接的導(dǎo)致檔案室工作的不斷疊加，不能達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)化、合理化、規(guī)范化管理。

　　三是無(wú)法確定歸檔資料的時(shí)效性?！稒n案管理(暫行)辦法》提出集團(tuán)每2年對(duì)各類檔案進(jìn)行一次篩查鑒定，如果能按照分類確定保存年限是否會(huì)簡(jiǎn)單一些呢。但是面對(duì)辦公室復(fù)雜的蓋章資料，辦公室人員無(wú)空閑時(shí)間對(duì)其進(jìn)行分類，同樣無(wú)法確定各類資料的保存期限，只能將之移交至檔案室，檔案室更無(wú)空閑時(shí)間對(duì)其進(jìn)行分類，只能按照編號(hào)存放，導(dǎo)致辦公室蓋章資料保存年限到了卻無(wú)法及時(shí)的篩選出來(lái)，更甚者可能導(dǎo)致檔案室“只進(jìn)不出、越積越多”現(xiàn)象發(fā)生。

　　二、針對(duì)上述問(wèn)題的兩點(diǎn)建議

　　一是紙質(zhì)版蓋章資料按部門(mén)各自分類存檔(合同除外)。在《檔案管理(暫行)辦法》中也明確存檔資料主要分類有經(jīng)營(yíng)投標(biāo)類、合同類、工程項(xiàng)目資料類、財(cái)務(wù)類、法律類、人力資源類、綜合類，蓋章資料基本對(duì)應(yīng)相關(guān)的部門(mén)機(jī)構(gòu)，如果紙質(zhì)版蓋章資料歸各部門(mén)、所屬機(jī)構(gòu)保存，這樣既能保證資料的分類管理，同時(shí)也避免了存檔資料的重復(fù)性。

　　二是利用網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)對(duì)蓋章資料進(jìn)行管理?，F(xiàn)在全國(guó)各地都在倡導(dǎo)無(wú)紙化辦公，集團(tuán)的OA系統(tǒng)也為無(wú)紙化辦公提供了良好平臺(tái)，如果在OA系統(tǒng)上提交蓋章資料并通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)審批，既避免了蓋章資料中途更換情況，也方便蓋章資料的存檔備查，并且OA系統(tǒng)還有可開(kāi)發(fā)性，例如在人事管理、資質(zhì)管理等方面都有很多可用之處。

　　就目前情況而言，集團(tuán)辦公室蓋章資料管理還有很多改進(jìn)之處，我相信集團(tuán)的辦公室蓋章資料管理會(huì)慢慢趨向規(guī)范化、合理化、標(biāo)準(zhǔn)化、系統(tǒng)化、現(xiàn)代化，同時(shí)也期待科技為集團(tuán)發(fā)展帶來(lái)更高效、更便捷的辦公環(huán)境。